L’organizzazione di un evento pubblico non è certamente un aspetto da prendere sotto gamba, dal momento che, se si vuole ottenere successo con la propria attività, sarà fondamentale seguire una serie di step e di elementi per riuscire nel proprio lavoro. Quando si parla di eventi pubblici è necessario, anche dal punto di vista prettamente normativo e burocratico, fare una differenza tra i vari eventi, sia per quantitativo di persone, sia per durata della celebrazione, della festa o del momento in sé. Allo stesso modo, sarà fondamentale anche stabilire una serie di presupposti dal punto di vista commerciale, economico, promozionale e social, per riuscire a concretizzare quell’evento che vuole essere realizzato. Di seguito, si indicano alcuni degli elementi per ottenere successo nell’organizzazione di un evento pubblico.
Stabilire il target di un evento pubblico
Per quanto l’evento sia pubblico, il tipo di spettatore non può essere sottovalutato, dal momento che ogni evento in manifestazione a un suo spettatore di riferimento e che dovrà essere attirato attraverso la propria proposta commerciale. Il primo aspetto, spesso chiamato in causa negli ambiti della comunicazione, è sempre studiare il target di riferimento, attraverso delle analisi demografiche, sociali, oltre che relative a comportamenti, passioni e interessi di un pubblico. Chiaramente, questa scrematura avviene innanzitutto in termini anagrafici, con eventi che, naturalmente, richiamano un pubblico più o meno giovane o, addirittura, un pubblico che può essere più maschile o più femminile, a seconda dei temi e degli argomenti che saranno parte dello spettacolo in questione. Per evitare delle brutte sorprese, alle quali non si sa come mettere una pezza, è fondamentale studiare perfettamente il proprio evento in anticipo, analizzando il pubblico in realizzando una proposta che sia direttamente indirizzata verso quest’ultimo.
Il budget da stabilire per un evento
Accanto allo studio di un target, l’altro aspetto fondamentale che dovrà essere chiamato in causa prima ancora di organizzare l’evento è quello del budget. È ovvio che si tratti di un aspetto da sottolineare immediatamente, dal momento che ogni evento pubblico richiede alcuni aspetti che presentano un costo più o meno elevato, a proposito di strumentazione, gestione degli spazi pubblici, concessioni, accordi con le autorità di vigilanza pubblica, oltre che di prodotti che potrebbero essere messi in vendita o a disposizione del pubblico di riferimento. Tutto ciò presenta un costo, che non potrà essere assolutamente improvvisato e che porta all’eventuale successo del proprio evento. Soltanto con un business plan iniziale, in cui si valutano tutti i possibili costi, fissi e accessori, sarà possibile stabilire il budget dell’evento. Se questo risponde alle proprie possibilità monetarie, allora si potrà procedere mentre, in alternativa, si sconsiglia di andare oltre.
Strumenti fondamentali per un evento
Come detto, l’organizzazione di un evento richiede non soltanto dei presupposti in termini teorici ma anche una concretizzazione pratica per mezzo di strumenti che non possono mancare e, soprattutto se l’evento si protrae per diverse ore. Innanzitutto, qualora l’evento lo richieda, bisogna assicurare delle sedute, che siano esse ottenute con sedie, panchine, gradoni o altre installazioni temporanee che garantiscano il riposo della persona. Altro aspetto necessario è quello della privacy e dei bisogni intimi, che dovranno essere espletati in maniera assolutamente sicura, comoda e in assenza di problematiche relative alla tutela della persona: un buon modo per fare ciò è servirsi di bagni pubblici e autopulenti, che possono essere installati anche in maniera temporanea facendo affidamento a piattaforme web. Ad esempio, sul sito C.M.C. 2.0 Prefabbricati sarà possibile scegliere i bagni di cui si ha bisogno per il proprio evento, facendo riferimento a diversi modelli e avendo la possibilità di assemblare le parti grazie ai prefabbricati, così da completare la propria installazione in maniera velocissima.